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建立與管理有效率的團隊

譯者：傅維君 Genna, ScienTech

Creating and Managing Effective Teams
原著：Ron Gossen, ATM-B, a member in Commerce Bank, Missouri

       惱人的演講會事務常常需要各委員會的共同合作。然而，委員會所得到的助益，有時卻是場惡夢。功能不佳的委員會無可避免地，會產出低效率，且不及時的工作成果，甚至造成會員間的敵意與衝突。如何建立一個像有效率的團隊的委員會呢？

關鍵的第一步：找到方式
　　群體跟團隊最大的差別在於：群體是個體的集合；團隊是為了共同目標而建立。任何一團隊都是一個群體，但並非每個群體都是團隊。

第一步就是樹立目標。「讓我們來建立一個委員會吧」常是問題發生時，人們的第一個想法。千萬不要為了一個個人可以解決的問題而成立委員會。如果大家沒有共識地問出「我們為什麼在這裡？」，委員會就不該成立。

這麼說好了，你必須要完成一件個人無法完成的事情。下一步即是委員會的成員。會員必須具有完成使命的熱忱、知識、技巧及能力。如果只是因為該會員不錯，而選擇他為委會員成員，就是個不好的觀念。選擇委員會成員的要件如下：熱忱、能完成使命的技術、團隊合作的態度。

　　針對最後一項要件，這裡必須要說明的是，有些人在獨立工作的效率遠甚至跟他人團隊合作。基於上述理由，要充分利用組織個人的強項部份。

　　委員會最後一個組成條件，為產出一個委員們都同意的共識。一旦組識將目標告知委員會主委，接著要確認傳達到會內的每個委員，且得到他們的認同。並告知主委－這就是我們要達成的目標。接著就是有目標、策略、時程及各式任務的通力合作。

運作委員會的五步驟
　　針對各委員都不認識的情況下，仍有可預期的流程使委員運作。了解此流程，整個運作即可省時又減少衝突，並且能增加生產力和和諧。

成立階段
　　此時期為委員會的草創期，必須利用領導力和結構能力來解決可能會發生的潛在問題，進而建立良好的關係。

風暴階段
　　這是個無可避免的時期。各種對於領導方式、需求及目標的質疑，都會在這個時期產生。委員開始覺得不舒服，彼此互相格格不入，而回覆到原點-各做各的事。

正軌階段
　　團隊對於目標達成共識，委員會才步入正軌。此時期的特性為相互合作及取得一致性。團隊規範的建立可彌補個人單打獨鬥的不足。

展現階段
　　在團隊合作及達成目標的動力驅使，這是一個成果及生產力實現的階段。

結束階段
　　委員會成員會在此時期表現出，在目標達成之後的收獲及失落感。而在完成目標後，各成員即再回到各自原本的崗位上，曲終人散。

領導有效率團隊的訣竅
　　領導人的角色對委員會有極大的影響力，攸關委員會目標是否達成。獨斷、堅持己見的領導人不會聽進別人意見，更不會得到任何益處。最好的作法則是激盪各方的想法，減少批評，且建立開放式討論的環境。

　　以下有幾項可獲得有建設性決議的訣竅：

   ●鼓勵所有的委員參與討論，但最終必須確保每個人都能接受所達成的共識。

    ●腦力激盪的流程，並評斷彼此之間的差異性。要小心為之，如果太常做的話，會讓會員把點子提出時，隨即被否定，如此會讓會員洩氣、扼殺其他會員的創造力。將這兩個流程分別擺放在不同的區域。

    ●不要花太多時間在同一主題，也不要獨占話題太久。領導人的責任，應該是導出更多的想法，而不是一昧的單方提出問題。

●向前看，不要鑽牛角尖。別花太多時間在抱怨，例如「我們不能做這件事，因為上次如何如何….」這表示你完全無法達成目標。

　　不論你喜歡或討厭，委員會存在於民組織及職場，這是事實。委員會是在有需求的情況下才有價值，而這也倚賴各成員及領導人有效率地運作，並重視組織及會員的利益。假若領導人能讓各成員接受上述五步驟，達成具有挑戰性的目標絕沒有問題。

作者：Ron E. Gossen, ATM-B, is the vice president and trust marketing manager of Commerce Bank in St. Louis, Missouri. He is a member of the Commerce Bank Toastmasters.
譯者：傅維君Genna, VPE of ScienTech Toastmasters Club 2009-2010