在會議開始之前 30 分鐘抵達會場。

排設好接待桌。

分會名片、分會簡介、入場費收費盒。

來賓簽名簿、空白來賓姓名貼紙、筆 以及記錄用品。

會員名牌、以及會員簽到簿。

 ( 各單元節目最佳演講員 ) 選票以及會議議程節目表。

協助總務長 (事務長 )下列事務 ：

講台、議事槌、麥克風、會旗、國旗。

會議廳門廊以及外面置放海報。

準備茶水、紙杯、以及點心盤。

準備計時碼表、以及紅、黃、綠 三色旗。

計時員、贅語記錄員、以及計票員之工作簡介說明單。

收入場費 (如果有必要可收) (可考量會員、不常來參加會議之會員、及來賓之收費標準)，所收的費用可在中場休息時交給財務長。

以熱情、笑容、迎接問候每一位會員及來賓，要確定在會議中每一位都掛上名牌 ( 來賓以貼紙或空白名牌寫上姓名 ) 並簽名，留下記錄保存，並確定清楚地留下來賓的電子郵件地址和電話號碼。

要給初次到訪的來賓下列物品：

國際演講會 ( 包括演講會台灣地區總部 ) 之簡介。

分會名片 ( 演講會分會之簡介以及幹部名單電話 )。

掛上名牌 ( 以貼紙或空白名牌寫上姓名 )。

在會議之後要收回全部名牌。

在會議 ( 或晚會 ) 之後與所有與會中擔任職務者一起清潔會場、恢復原樣。