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課題目標 |
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1.用一個條理分明的論述方法去研擬專業資料成一篇簡明的技術簡報 |
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2.需能契合聽眾的興趣與需要 |
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3.時間:
8 至
10 分鐘 |
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何謂專業性的簡報？基本上，它是一個有特別意義之演講，是在對一群特定群聽眾，傳達專業訊息。在今日的工作職場上簡報是最普遍的演講方式。 |
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為忙碌的人群傳達與其相關的訊息 |
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不論在工商界或政府部門，每天都有數以千計的簡報在發表。例如：工程師向一組經理簡報目前執行的一項課題；科學研究人員為他的最新發現作報告；市場執行員呈現一個產品試驗簡報；醫生為病人下診斷、說明病情；生產部經理向主管會報生產的進度；組長向下屬講解公司新政策；政府官員向立法委員分析新法案所可能產生的影響。
簡報的形式十分之廣泛，但絕大多數是為了傳達相關資訊。目的是要讓忙碌的聽眾能迅速地掌握適切的訊息，了解並能運用，他們可能會籍此資訊作為重要決策的參考。
在此課題中，你將有機會運用你的專業知識與技能以及個人的興趣來表達你的簡報，借此提高你的能見度，提升你的名聲或幫助你的事業。 |
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要條理分明 |
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無功效的簡報比比皆是。原因何在？主因是由於許多簡報人員不能或不願下工夫做充份的準備。一個專業簡報，就像任何演講一樣，應從詳細的規劃開始，再一步一步地向訂下的目標前進。以下的綱要將能協助你準備一個良好的簡報。 |
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1.分析你的聽眾 |
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在規劃一個簡報的標的時，你要詳細考慮你的聽眾。他們是誰？背景如何？對你所要陳述的資訊，他們已有多少的先前了解？他們的需要為何？
任何技術簡報，你都要設定有若干的風險。若你運用了太多的專業術語，或艱深的高科技資訊，聽眾無法了解你的陳述，那你就是在浪費他們的時間；另一方面，若你所講的都是聽眾已經知道的資訊，那你也是在浪費他們的時間。時間對一個忙碌的人言是最重要的資產，職場上，時間就是金錢。用心的分析你的簡報對象才能確保你的簡報，對你和聽眾而言，不是在浪費時間。 |
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2.說明目的 |
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在這一階段中，你要確定自己在這個簡報中所要達到的成果。你要聽眾從你的演講中，得到什麼知識？並從你的啟示中能知道該如何去做？ |
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3.為主題下定義並尋求相關資訊來支持它 |
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你的簡報的目的是什麼，你應以一個句子明確地將它說明。這個句子將是整個簡報的核心，也是你應常引用的重點。
在許多的專業簡報中，搜集足夠的資料遠比把龐大的資料去蕪存菁的篩選要來得容易多。你應針對你簡報的目的、重點與聽眾的需要來決定所要採用的資料。應盡可選擇三至四個重點來支持你的主要論點，並簡明的以一句話來分別陳述重點。
在結尾時，把所有重點做最後的簡述，並作出相關的結論。
假設你是一個生產部門的經理，你需為新的副總裁與其幹部簡報部門的功能與相關的活動規劃。你的目的、主題與重點也許是： |
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目的： |
協助副總裁了解部門在產品研發與品質保証中，所扮演的角色。 |
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主題： |
部門在發展五項新產品的同時，也為現有的產品品質做測試。 |
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重點： |
部門參與未來新產品的設計與品質測試之外，也為現有的產品作定期的測試，以確保品質。 |
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準備你的課題演講 |
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針對這個演講課題，請準備並表達一個長達8至10分鐘的簡報。你需從自己的事業、專業或興趣中去擷取技術資訊，再針對聽眾的興趣與知識水平，來準備這項技術簡報。你應跟隨課題的大綱，也不要忽略了其它有效的講演技巧－例如肢體語言的運用、語調上的抑揚頓挫與無比的熱忱等，讓你的簡報生動有趣、深具意義。你的開場白要能吸引聽眾的注意力，激發他們的興趣，也應說明主題，接下來，再以幾個重點言簡意賅地帶出主題，以貼切的例子及資訊加以陳述。你這篇技術簡報的目標是要讓聽眾能了解，而每一個說明均要能達此目的。 |
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