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課題目標 |
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1.準備一篇簡報來推廣一項產品、服務、行動構想或行動程序 |
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2.利用倒金字塔(inverted
pyramid)假說以邏輯並具說服力地來說明你的觀點 |
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3.有效地運用圖片來作資料解說 |
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4.有效地主持一段問題與解答時段 |
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3.時間:
8 至
10 分鐘講解；3 至
5 分鐘問答 |
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另一種專業的演講技巧是提案，提案類似於簡報，但它增加了支持之因子，它可以說是「有說服力之簡報」。
大部份之簡報僅是告知，而提案是促使行動或接受一種建議，這兒有一些例子：一個公司的研發主管提議高階管理者能為一重要之計畫增加經費及人員；一個建築師對於大樓計畫作推薦；一個廣告代理商主管對客戶提出一項廣告企劃；一個方案經理向政府官員解說他的提議之優點用以獲得合約；一個公司之總裁向銀行團提議一擴展計畫。
在以上之例子裡，所發表之資訊是一種專業技術，呈現出之目的即是銷售產品、觀念或推薦等，藉由專業之意見使提案具有正面之結果，你將會產生許多展露機會及促進商機。 |
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你的提案是什麼? |
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在準備你的提案時,應遵循以下四個步驟， |
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1.確定你的目的 |
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2.分析你的聽眾及他們之需求 |
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3.確定你的主要論點並支持它 |
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4.要求聽眾作確定之行動 |
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一個提案於開始時須小心計畫，第一步是確定你的聽眾及你希望你的表現所帶來之結果，你是在賣產品或賣服務?或推薦一項行動之方針?或努力獲得同意?確定你的提案要完成的是什麼。
你的主要訊息應是聽眾想要或需要之項目之一，因此你需要非常用心去分析你的聽眾。一個產品之提案，如果是強調售價可能會被一些在乎耐久性及品質的人所排斥，因此你會發現去確定你聽眾之需求是值得的。
假設你的目的是說服一個大公司之高階主管向你的公司購買影印機，在這案例中你的主要論點是什麼?你的公司剛好發展出一種革命性之相片技術?或你公司之電腦網路服務是商業界中最好的?或是你公司產品之售價比你的競爭者還要低?
將「授權」呈現在你的提案裡是很重要之考慮因素，但有一個問題是，它只是特色之一，重要的是要有一系列的誘因—本影印機的好處提供給你的聽眾，因此需將你的產品、服務、構想與聽眾之利益結合。
在影印機之例子裡，這好處可能包括
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1. |
可在較少之時間內影印較多張，這可增加你在推廣此產品時給人對貴公司產品有更深刻印象。 |
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2. |
減少故障時間，可使你公司之文書工作更平順及快速。 |
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3. |
可節省金錢。 |
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當你將特色放入利益中時，創造一個有力之敘述，例如「有此XYZ公司123型影印機後，你的公司可用較少之成本產生較大之生產力」，現在你已提出有效之提案訊息是要求聽眾購買你的影印機。 |
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組織你的提案 |
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將你的構想組織成有效之提案過程中，將會用到新聞界所用之方式－倒金字塔(inverted
pyramid)，所謂倒金字塔格式是指在一個故事起先之幾個段落前先給幾個必要訊息，故事如以倒金字塔方式組構時，作者可任意截去一部分而不會失去其主要之論點。
在組織你的提案時，你先要開始擬妥主要之論點，接著是詳細之支持資料及數據，假如你的聽眾同意你的主要論點，則隨後之支持資料會增強他們之認同；假如他們看法不同，則他們會從開始就特別注意你的論點，而此時你的邏輯可能贏得他們站在你這邊。 |
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利用視覺輔助工具 |
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在大部分之技術簡報上視覺輔助工具是標準之配備，有效之視訊能協助闡明你的口述訊息，反之，貧乏之視覺工具會破壞你的提案且對聽眾造成負面之印象。在建立提案時應特別注意創造視覺輔助工具來支持你的目的與論點。
圖表架是多元化可變的，大部分之提案簡報聽眾對象很少，此時教試用圖表架之工具表達。在發表之前可先備妥你的圖表或於簡報過程中當場圖示說明，重點是使用之圖表需是可見的、簡單的、易瞭解及易懂的。總而言之對每一位聽眾均需能看清楚。圖表需簡單、一張圖表顯示一個重點，因此聽眾可清楚瞭解所要表現的是什麼，記住你的目的是用視覺輔助工具來增加聽眾之瞭解。
如何利用視覺輔助工具及圖表架，可參考文末之附件補充教材。 |
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處理問題及回答 |
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提案資料說明後之問答時段是對你及聽眾均有助益的，它使同意你的聽眾能對你有所回應，也讓你可補充強調你的論點給聽眾，同時也給聽眾對你的提案提出疑點及澄清的機會。
這裡提供一些對於如何有效處理問題之技巧: |
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1. |
計畫： |
於演講開始時宣布你將會接受聽眾提出問題，安排一個在你的結論與提出問題間之平順轉換點。 |
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2. |
預期問題： |
試著去預期聽眾可能提出之問題，其中一種方法就是，事先在你的朋友及同事前作預演，並瞭解他們會提出什麼問題，這可以使你注意到提案中所忽略的部分。 |
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3. |
澄清問題： |
在回答問題之前，先確認你瞭解聽眾所提之問題，假如有需要可覆誦，並確認問題是正確的，假如你不知道正確之答案，承認它，並告訴問題者，你將會去尋找答案回答他。 |
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4. |
不要採防禦態度： |
你必須讓你的聽眾覺得你非常歡迎他們提出問題，並且有這機會回答他們之問題，你正面之態度會是成功提案之開始。 |
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5. |
用你的論點來回答問題： |
寧可用事先準備好能支持你論點之答案來回答問題，不要不經思考輕率回答問題。 |
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6. |
消除有企圖之問題： |
發問者或許會提出一些怪異假設性問題，禮貌上去回應，不要放棄問題，你可藉由請發問者解釋問題來分享資訊。 |
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7. |
使不恰當之問題轉向： |
不要浪費時間去回答不合宜之問題，禮貌的告訴發問者此問題與提案無關。 |
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8. |
將複雜之問題區分開： |
如果發問者提出多方面之問題，你應在回答之前將問題區分，這可幫助你及其他聽眾。 |
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9. |
簡略結論： |
在你做結論前先注意剩餘時間，以簡潔之總結作結束，這是留給聽眾的最後美好印象。 |
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你的計畫演說 |
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從你的專業中去擷取技術資料，並設計推展一項產品、服務、行動構想或程序之提案，假如你需要會員來扮演角色，應當在會議開始之前向會議主持人提出。
主要訊息要與觀眾興趣結合，在演說之前提出你的建言，然後用重點、例子及資料支持你的論點，在你８至１０分鐘之提案簡報中，再用３至５分鐘來回答問題，最後再以簡潔有力之結論。簡報時要用預先準備之圖表資料架，視訊要包含重點、簡單圖表、圖形或以上組合，來作此次發表。 |
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